Cadastrar Funcionários

Pré-requistos

Para seguir com o tutorial, é necessário ter concluído os tópicos: 

• Cadastro de empresa; (CNPJ, CNO, CAEPF); 
• Cadastro de Cargo

🎦 Passo a passo em vídeo: 

 OBS: Sempre deixe a opção para habilitar o mapeamento do funcionário como 'NÃO' e o eSocial desabilitado (habilitar o eSocial somente na empresa).

📸 Passo a passo com imagens:

1) Menu lateral > Empresa

2) Gerenciar

3) Funcionários

4) Contratar funcionários

5) Preencha os campos obrigatórios (*) e (Opcionais)  

Funções:

Em casos de admissional pode ocorrer que vocês não tenham o número de matrícula fornecido pelo cliente ou contador. O botão gerar matrícula irá sugerir um número para cadastrar o funcionário no eSocial. Lembrando que é apenas uma sugestão. A matrícula quem define é o contador/RH. 

Escolha o cargo (*): Campo obrigatório no sistema. Deve ser vinculado o cargo do funcionário que está sendo contratado.

Colaboradores: Campo obrigatório no sistema. Deve ser vinculado o colaborador (funcionário/pessoa). Caso o colaborador já estiver sido cadastrado no sistema, basta fazer a pesquisa pelo nome, do contrário, clique em [ADICIONAR] para cadastrar o colaborador e já contratá-lo na empresa. Neste campo, funcionários podem ser contratados em massa, ou seja, é possível contratar por exemplo 10 pessoas de uma única vez, desde que seja para o mesmo cargo.

Data do Admissional: Seguindo o exemplo de contratação em massa, caso todos colaboradores possuírem a mesma data de exames de entrada no cargo, utilize este campo para preencher as datas em massa (Esta data deve ser preenchida antes de mencionar o colaborador).

Entrada no cargo: Seguindo o exemplo de contratação em massa, caso todos colaboradores possuírem a mesma data de exames de entrada no cargo, utilize este campo para preencher as datas em massa (Esta data deve ser preenchida antes de mencionar o colaborador). 

Gerar Matrículas: Em casos de admissional pode ocorrer que vocês não tenham o número fornecido pelo cliente ou contador. O botão gerar matrícula irá sugerir um número para cadastrar o funcionário no eSocial. Lembrando que é apenas uma sugestão. A matrícula quem define é o contador/RH.

Possui vinculo de empregado/estatutario: Esta informação é possível ser conferida direto no portal do eSocial com a Procuração digital do cliente (Acesse)

• A primeira é a mais comum, que é o funcionário CLT;
• A segunda geralmente é para o colaborador sem vínculo de trabalho e com matrícula;
• A terceira é para sócio proprietário, estagiário, temporário, aprendiz, etc.

Matricula (Mesma dos eventos 2190, 2200 ou 2300): Esta informação é possível ser conferida direto no portal do eSocial com a Procuração digital do cliente (Acesse) 

Data dos Exames de entada no cargo: Será a data em que foi feito o ASO admissional e também será a data que será utilizada como base para controle dos periódicos. Essa data deve ser inferior a data informada no campo da 'Data de entrada no cargo'.

Data da Entrada no Cargo: Deve-se inserir a data em que o funcionário entrou na empresa. Caso ele tenha mudado de cargo, inserir a data da entrada no último cargo.

Ignorar Exames anteriores à: Este campo é utilizado quando você quer controlar o periódico a partir do ano informado e ignorar um período. Exemplo: O funcionário tem a data de exames de entrada do cargo como 01/01/1999, então o próximo periódico dele seria 01/01/2000 (considerando periodicidade anual). Se você utiliza o campo de ignorar, informando a data 01/01/2021, o próximo periódico será em 01/01/2022. 

🔴Exemplo abaixo em formato de imagem referenciando os 3 campos citados acima:

Funções da tela do menu de funcionários:

Perfil do funcionário: Atalho para ser direcionado aos detalhes do funcionário.

Editar colaborador: Editar cadastro do colaborador.

Editar entrada do cargo: Editar entrada do cargo (Matrícula, data de admissão, data de exames de entrada no cargo etc).

Mudar de cargo: Mudar funcionário de cargo.

Observação: Ao mudar de cargo, não será mais possível gerar ASOs no cargo atual.

Afastar do cargo: Afastar funcionário do cargo.

Demitir do cargo: Demitir funcionário do cargo.

Observação: É necessário que todos documentos no nome do funcionário esteja em modo DEFINITIVO para seguir com a demissão. 

Apagar Vínculo: Apagar vínculo do funcionário com a empresa.

Observação: Esta opção deve ser utilzada quando o funcionário foi vinculado incorretamente na empresa e precisa ser apagado o vínculo. Se houver qualquer documento no nome do funcionário (ASO, guia de encaminhamento, prontuário etc), não será possível utilizar a opção "Apagar vínculo".

+ ASO: Atalho para adição de ASO para o funcionário.

+ Atestado médico: Atalho para adição de Atestado médico para o funcionário. 

+ Guia de encaminhamento: Atalho para adição de Guia de encaminhamento para o funcionário. 

+ Responder prontuário: Atalho para adição prontuário para o funcionário. 

+ CAT: Atalho para adição de CAT para o funcionário. 

FAQ - Perguntas e Respostas Frequentes

Tentei cadastrar um funcionário, mas exibiu que o cadastro já existe. Como proceder? No campo colaboradores digite o CPF ou o nome que o funcionário será exibido. Você somente irá ADICIONAR um novo cadastro quando este ainda não estiver registrado no sistema. A mensagem é exibida porque você tentou adicionar um funcionário que já está cadastrado em pessoas. 

Como realizar a mudança de cargo do funcionário?

Para lançar laudos preciso cadastrar funcionários? Não, o pré-requisito é ter registrado o levantamento ambiental.  

Quais dados necessários para atender o eSocial no cadastro do funcionário? Nome, data de nascimento, CPF, sexo, número de matrícula e data de entrada no cargo. Data de entrada no cargo deve ser igual a que a contabilidade informar no registro do funcionário. 

Qual opção devo escolher no campo: POSSUI VÍNCULO DE EMPREGO/ESTATUTÁRIO? Essa opção depende de como o funcionário será registrado na empresa, confirmar com o contador ou empresa cliente. 

Quem fornece o número de matrícula? Empresa e contabilidade.

Existe algum padrão para número de matrícula? Segundo manual do eSocial, a matrícula pode conter até 30 caracteres sendo letras ou números. 

É possível seguir com o cadastro sem número de matricula? Se o eSocial estiver habilitado na empresa não é possível registrar o funcionário no sistema ESO sem matrícula. 

Por que temos o botão gerar matrícula automaticamente? Em casos de admissional pode ocorrer que vocês não tenham o número fornecido pelo cliente ou contador. O botão gerar matrícula sugere um número para cadastrar o funcionário no eSocial. Lembrando que é apenas uma sugestão, a matrícula de fato, é definida pela contabilidade/RH.

Como editar número de matricula e vínculo empregatício? Pesquise o funcionário na busca rápida > Clique no botão opções, editar entrada no cargo. 

Errei o cargo do funcionário, como excluir o vínculo errado? Pesquise o nome da empresa na busca rápida > Funcionários > Clique no botão opções > apagar vínculo. Essa opção só irá funcionar desde que o funcionário não tenha documentos e agendamentos realizados em seu nome. 

Devo deixar a opção do mapeamento como "sim" para um funcionário/pessoa? Não. Deixe sempre essa opção como "NÃO". Só é utilizado quando o empregador é pessoa física.

Habilitei o mapeamento para um funcionário por engano. Como posso corrigir? Para correção destes, será necessário a exclusão do cadastro do funcionário em pessoas e posteriormente recadastrar novamente. Caso este funcionário esteja vinculado em uma empresa, é necessário demitir.

Irá impactar em algo deixar o funcionário/pessoa com o mapeamento habilitado? Não. O cadastro apenas é exibido também, no menu de empresas. 

Tenho que habilitar o eSocial para todos os funcionários? Não. A habilitação do eSocial deve ser realizada apenas dentro do cadastro da empresa.